Kodex chování společnosti GJW Praha spol. s r.o. a funkce compliance
Naše společnost GJW Praha spol. s r.o. patří mezi nejvýznamnější dodavatele stavebních výkonů a prací pro veřejnou železniční síť v České republice. Ve všech směrech naší podnikatelské činnosti je společnost budována na všeobecně respektovaných etických hodnotách a zásadách chování, kterými se společnost i všichni její zaměstnanci důsledně řídí, a to jak uvnitř společnosti, tak i navenek vůči obchodním partnerům a zákazníkům, orgánům veřejné moci a všem dalším zainteresovaným stranám.
Na tomto základě jsme přijali Kodex chování společnosti GJW Praha spol. s r.o., který definuje základní etické hodnoty a závazky, jež naše společnost v rámci své podnikatelské činnosti přijala a dlouhodobě prosazuje, a současně stanoví zásady etického a odpovědného chování členů/členek orgánů společnosti a všech jejích zaměstnanců/zaměstnankyň jak na pracovišti, tak i navenek v rámci plnění jejich pracovních úkolů a povinností.
Platí přitom, že Kodex chování společnosti GJW Praha spol. s r.o. přiměřeně zohledňuje i etické hodnoty, závazky a zásady chování obou našich většinových společníků Leonhard Weiss International a VINCI Construction, kteří na národní i nadnárodní koncernové úrovni rovněž dlouhodobě prosazují obdobné hodnoty, závazky a zásady chování, jako naše společnost.
S ohledem na shora uvedené skutečnosti představuje tento Kodex chování nejen korporátní závazek etického chování a vysoké firemní kultury společnosti GJW Praha spol. s r.o., ale současně působí i jako preventivní nástroj k zajišťování souladu jejich veškeré činnosti s dotčenými požadavky právních předpisů, interních směrnic a tzv. nejlepší praxe (best practice), jakož i obecně uznávaných etických hodnot a pravidel.
Tato průběžné „zajišťování souladu“ jako podstata funkce compliance je přitom pro naši společnost nezbytným předpokladem a součástí její veškeré další podnikatelské činnosti.
Funkce compliance je u společnosti GJW Praha spol. s r.o. zavedena a prosazována ve všech klíčových oblastech podnikatelské činnosti a zahrnuje v tomto směru zejména:
• trestní a protikorupční compliance;
• soutěžní compliance;
• compliance na úseku finanční a daňové integrity;
• compliance v oblasti ochrany soukromí a osobních údajů; jakož i
• compliance v oblasti IT a informační bezpečnosti.
Naším cílem v tomto směru tak je průběžně zajišťovat celkovou účinnou prevenci a minimalizaci možných podnikatelských rizik na straně společnosti GJW Praha spol. s r.o., jakož i trvalý růst její ekonomické úspěšnosti a efektivity.
Compliance management systém u GJW Praha spol. s r.o.
Za účelem organizačně technického zabezpečení funkce compliance ve společnosti GJW Praha spol. s.ro. jsme zavedli compliance management systém.
Compliance management systém u naší společnosti představuje interní řídící systém vzájemně propojených postupů, opatření a nástrojů, jehož náplní a cílem je průběžné zajišťování souladu veškerého chování společnosti s požadavky regulatorní právní úpravy, obecně závazných právních předpisů a interních směrnic, jakož i požadavků tzv. nejlepší praxe (best practice).
V tomto směru je compliance management systém u společnosti GJW Praha spol. s r.o. zaveden a prosazován ve smyslu požadavků mezinárodní standardizační normy ISO 37301:2021 (Compliance management systems – Requirements with guidance for use), a společně s opatřeními a nástroji vyplývajícími z dalších souvisejících interních směrnic prosazuje a zajišťuje realizaci a účinné fungování všech jeho složek.
V tomto směru je compliance management systém u společnosti GJW Praha spol. s r.o. integrální součástí vnitřního kontrolního systému s tím, že jej vhodně rozšiřuje a doplňuje o specifické oblasti a nástroje při řízení příslušných compliance rizik, identifikovaných v souvislosti s compliance povinnostmi a podnikatelskou činností společnosti.
Compliance management systém je u naší společnosti závazně upraven v příslušných příkazových dokumentech, kterými jsou interní směrnice pro organizaci a řízení compliance management systému u společnosti GJW Praha spol. s r.o., jakož i v samostatných interních směrnicích pro trestní a protikorupční compliance a pro soutěžní compliance.
Nedílnou součástí nástrojů uplatňovaných v rámci compliance management systému u společnosti GJW Praha spol. s r.o. je i vnitřní oznamovací systém (whistleblowing), jehož prostřednictvím mohou zaměstnanci společnosti a některé další osoby podávat oznámení o protiprávním anebo neetickém jednání, o kterém se dozvěděli v pracovním kontextu.
Kodex chování dodavatelů společnosti GJW Praha spol. s r.o.
Na základě a v souladu s Kodexem chování společnost GJW Praha spol. s r.o. vytváříme a rozvíjíme i naše obchodní vztahy s dodavateli zboží, služeb a stavebních výkonů a prací a v této souvislosti důvodně očekáváme, že všeobecně respektované hodnoty a zásady etického chování akceptují a prosazují ve svém podnikání i všichni naši dodavatelé.
S ohledem na tyto skutečnosti jsme vydali Kodex chování dodavatelů společnosti GJW Praha spol. s r.o. (dále jen „Kodex dodavatele“), který v přizpůsobeném rozsahu a formě deklaruje naše obecné hodnoty a etické zásady chování pro vybrané oblasti vzájemných obchodních vztahů s dodavateli a očekáváme, že k nim přistoupí každý z našich dodavatelů.
Tento Kodex dodavatele se vztahuje na všechny dodavatele zboží a služeb, jakož i stavebních a souvisejících výkonů a prací, které jsou dodávány anebo poskytovány společnosti GJW Praha spol. s r.o., jakož i na všechny členy orgánů, zaměstnance a jiné spolupracující osoby těchto našich dodavatelů (společně dále jen „dodavatelé“). Dodavatelé jsou v tomto směru dále povinni přiměřeným a vhodným způsobem zavázat k plnění požadavků tohoto kodexu dodavatele i všechny své subdodavatele, pokud se tito jakýmkoli způsobem podílí na celkovém smluvním plnění dodavatele vůči společnosti GJW Praha spol. s r.o.
Na základě těchto skutečností tvoří kodex dodavatele nedílnou součást každého smluvního vztahu mezi společností GJW Praha spol. s r.o. jako odběratelem/objednatelem a jejími dodavateli, a to s tím důsledkem, že závazky dodavatele dle tohoto kodexu dodavatele jsou součástí jeho celkových závazků a povinností podle příslušné smlouvy.
- v návaznosti na to doporučujeme zveřejnit v plném rozsahu celý dokument: Kodex chování dodavatelů společnosti GJW Praha spol. s r.o.
- do vlastní dokumentace CMS doporučujeme zatím nezasahovat a dokumentaci v tomto směru aktualizovat až poté, co společně dokončíme přílohu Katalogu compliance rizik.
Vnitřní oznamovací systém společnosti GJW Praha spol. s r.o.
Naše společnost GJW Praha spol. s r.o. patří mezi nejvýznamnější dodavatele stavebních výkonů a prací pro veřejnou železniční síť v České republice. Ve všech směrech naší podnikatelské činnosti je společnost budována v souladu se všemi právními požadavky a současně i na všeobecně respektovaných etických hodnotách a zásadách chování.
V těchto souvislostech společnost GJW Praha spol. s r.o. na základě zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „Zákon o ochraně oznamovatelů“) zavedla s účinností od 1. srpna 2023 samostatný vnitřní oznamovací systém, který umožňuje při splnění zákonných podmínek zaměstnancům a dalším případným oznamovatelům podávat oznámení o možném protiprávním jednání u společnosti GJW Praha spol. s r.o., o kterém se oznamovatel dozvěděl v souvislosti s vykonávanou prací nebo jinou obdobnou činností pro společnost.
Ke splnění všech povinností, které naší společnosti jako povinnému subjektu Zákon o ochraně oznamovatelů ukládá, jsme zavedly příslušný interní proces pro oznamování protiprávního jednání a přijali příslušná interní opatření, která jsou upravena v Interní směrnici o vnitřním oznamovacím systému a ochraně oznamovatelů u společnosti GJW Praha spol. s r.o.
V návaznosti na shora uvedené skutečnosti tímto na našich webových stránkách níže uveřejňujeme způsobem umožňujícím dálkový přístup povinné informace podle § 9 odst. 2 písm. b) Zákona o ochraně oznamovatelů, a to jako souhrnné:
Současně s tím níže uveřejňujeme a dotčeným skupinám subjektů údajů takto poskytujeme povinné informace a poučení podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (obecné nařízení o ochraně osobních údajů):
V roce 1998 společnost GJW Praha zavedla a dále udržuje systém managementu kvality splňující požadavky ČSN EN ISO 9001.
V roce 2004 společnost GJW Praha zavedla a dále udržuje systém enviromentálního managementu dle ČSN EN ISO 14001, a tím se zařadila mezi stavební společnosti prosazující maximální kvalitu spojenou se šetrným přístupem k životnímu prostředí.
V roce 2006 společnost GJW Praha zavedla systém managementu pro oblast BOZP dle směrnice OHSAS 18001, čímž se zařadila mezi stavební společnosti prosazující bezpečný způsob realizace všech prací a souvisejících činností. Počátkem roku 2021 společnost GJW Praha úspěšně prošla recertifikací systému managementu BOZP dle směrnice ČSN ISO 45001:2018.
Od roku 2012 společnost GJW Praha udržuje systém managementu kvality v procesech svařování ČSN EN ISO 3834-2.
Environmentální prohlášení je určeno pro širokou veřejnost a další strany s cílem informovat o vlivu činnosti společnosti GJW Praha spol. s r. o. na životní prostředí včetně toho, jak společnost přispívá k jeho ochraně.
INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ A OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO TŘETÍ OSOBY
GJW PRAHA spol. s r.o.
Vážení,
v souvislosti s osobními údaji, které jsme od Vás získali, a dále v souvislosti s osobními údaji, které nebyly získány přímo od Vás, jako například v případě obchodních smluv uzavřených mezi společností GJW Praha spol. s.r.o. a obchodní korporací, kde vystupujete jako zástupce či kontaktní osoba obchodní korporace (právnické osoby), anebo v případě osobních údajů, které jsme získali zpravidla nezávisle na naší vůli, např. ze strany orgánů veřejné moci či jiné třetí osoby, nebo v jakýchkoliv jiných případech, ve kterých jsme nezískali osobní údaje přímo od Vás, Vám v souladu s požadavky nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen „Nařízení“ nebo též „GDPR“),
poskytujeme následující informace:
1.a) Totožnost a kontaktní údaje správce:
Správcem Vašich osobních údajů je v rámci společnosti GJW Praha spol. s.r.o. ten člen společnosti, který jako první získal Vaše osobní údaje ať již přímo od Vás, nebo zprostředkovaně či prostřednictvím třetí osoby či jiným způsobem. V případě pochybností se má za to, že správcem Vašich osobních údajů je společnost GJW Praha spol. s.r.o., se sídlem Mezitraťová 137/46, Praha 9 – Hloubětín 198 21, IČ: 41192869, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 4528 (dále jen “ GJW Praha spol. s r.o.“).
1.b) Účely zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny, a právní základ pro zpracování:
Účelem zpracování Vašich osobních údajů je podle povahy zpracování: i) splnění smlouvy, jíž jste smluvní stranou, a/nebo ii) provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy, na Vaši žádost, a/nebo iii) splnění právní povinnosti, která se na správce, či kteréhokoliv jiného člena společnosti GJW Praha spol. s.r.o vztahuje, a/nebo iv) splnění výzvy orgánu veřejné moci, a/nebo v) ochrana oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, a/nebo vi) určení, výkon nebo obhajoba právních nároků nebo pokud soudy jednají v rámci svých soudních pravomocí, a/nebo vii) ochrana osob, majetku a zdraví i prostřednictvím provozování kamerových systémů se záznamem, a/nebo viii) vyřizování stížností a podnětů, a/nebo ix) vyřizování žádostí o informace, a/nebo x) řešení škodných událostí, a/nebo xi) vedení evidence zákazníků, fakturace, daňové a účetní účely, a/nebo xii) vedení centrální evidence smluv, administrativní účely, vymáhání pohledávek, a/nebo xiii) vedení evidence, návštěvní knihy, a/nebo xiv) kontrola správnosti a prověření ve veřejných registrech, xv) zajištění provozních činností. Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů je: i) splnění smlouvy, jejíž jste smluvní stranou, a/nebo ii) provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na Vaši žádost, a/nebo iii) splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje, a/nebo iv) oprávněné zájmy správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů.
1.c) Kategorie dotčených osobních údajů;
Kategorie dotčených osobních údajů zahrnují primárně takové, které jsme získaly přímo od Vás. Dále zahrnují kategorie dotčených osobních údajů i takové údaje, které jsme získaly nikoliv přímo od Vás, např. od orgánů veřejné moci, od Vašeho předchozího zaměstnavatele, od Vaší banky či pojišťovny, atp. Kategorie dotčených osobních údajů zahrnuje podle povahy získaných osobních údajů zejména: jméno, příjmení, IČO, DIČ, adresu bydliště, adresu místa podnikání, podpis, pracovní zařazení, email, telefonní číslo, záznamy kamerových systémů, záznamy z výrobních zařízení správce.
1.d) Oprávněné zájmy správce nebo třetí strany v případě, že je zpracování založeno na čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení:
Zpracování Vašich osobních údajů není samo o sobě založeno výlučně na právním základu spočívajícím na tom, že zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany podle čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení. Takovýto právní základ zpracování je spojen zpravidla i s dalšími právními základy zpracování a vychází z účelů uvedených výše v bodě 1b). Oprávněné zájmy správce nebo třetí strany spočívají zejména: i) dobrá pověst správce, ii) administrativní účely v rámci společnosti GJW Praha spol. s.r.o, iii) ochrana hospodářských zájmů a majetkových práv správce, iv) zahájení či vedení správního, soudního anebo rozhodčího řízení.
1.e) Případní příjemci nebo kategorie příjemců osobních údajů:
Případným příjemcem Vašich osobních údajů může být kterákoliv osoba, která je členem společnosti GJW Praha spol. s.r.o. Dále mohou být příjemcem Vašich osobních údajů i orgány veřejné moci (zejm. státní orgány, např. ministerstva, soudy, exekutoři, notáři, policie, správní úřady apod.), Okresní správy sociálního zabezpečení, Úřady práce, Inspekce práce, Zdravotní pojišťovny, Pojišťovny, dále pak i obchodní partneři anebo zákazníci skupiny společnosti GJW Praha spol. s.r.o. Avšak orgány veřejné moci, které mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření v souladu s českým právem, se za příjemce nepovažují.
1.f) Případný úmysl správce předat osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní organizaci a existenci či neexistenci rozhodnutí Komise o odpovídající ochraně, nebo v případech předání uvedených v čl. 46 Nařízení nebo čl. 47 nebo čl. 49 odst. 1 druhém pododstavci Nařízení odkaz na vhodné záruky a prostředky k získání kopie těchto údajů nebo informace o tom, kde byly tyto údaje zpřístupněny.
Úmyslem správce není Vaše osobní údaje předat do třetí země ani mezinárodní organizaci.
Dále Vám poskytujeme i následující informace:
2.a) Doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá pro stanovení této doby;
Vaše osobní údaje budou uloženy po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, nejdéle však po dobu, která je nezbytná pro účely, pro které jsou osobní údaje zpracovávány.
2.b) Existence práva požadovat od správce přístup k osobním údajům týkajícím se subjektu údajů, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a vznést námitku proti zpracování, jakož i práva na přenositelnost údajů;
Jako subjekt údajů máte zejména tato práva: a) požadovat od správce přístup k Vašim osobním údajům podle čl. 15 Nařízení, a b) právo na opravu spočívající v opravě nepřesných osobních údajů a/nebo na doplnění neúplných osobních údajů podle čl. 16 Nařízení, a c) právo na výmaz osobních údajů, které se Vás jako daného subjektu údajů týkají, a to podle čl. 17 Nařízení, a d) právo, aby správce omezil zpracování a to podle čl. 18 Nařízení. Též máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů za podmínek podle čl. 21 Nařízení. Rovněž máte právo na přenositelnost Vašich osobních údajů za podmínek podle čl. 20 Nařízení.
Výkon jednotlivých výše uvedených práv můžete uplatnit u společnosti GJW Praha, spol. s. r.o., písemně na korespondenční adrese Mezitraťová 137/46, Praha 9 – Hloubětín, nebo též elektronickou formou na emailové adrese personalni@gjw-praha.cz.
Veškeré informace obsažené v tomto informačním dokumentu, stejně tak jako veškerá sdělení a veškeré úkony podle čl. 15 až 22 a čl. 34 Nařízení, jakož i výkon jednotlivých práv a povinností, Vám správce poskytuje a činí bezplatně. Jsou-li Vaše žádosti zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, může správce buď: a) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů; nebo b) odmítnout žádosti vyhovět. Správce Vám poskytne na žádost podle čl. 15 až 22 Nařízení informace o přijatých opatřeních, a to bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce.
Též Vás informujeme, že pokud je pravděpodobné, že určitý případ porušení zabezpečení Vašich osobních údajů bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob, oznámí Vám podle podmínek čl. 34 Nařízení správce toto porušení bez zbytečného odkladu.
2.c) Pokud je zpracování založeno na čl. 6 odst. 1 písm. a) nebo čl. 9 odst. 2 písm. a) Nařízení, existence práva odvolat kdykoli souhlas, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním;
Zpracování Vašich osobních údajů není založeno na čl. 6 odst. 1 písm. a) ani na čl. 9 odst. 2 písm. a) Nařízení.
2.d) Existence práva podat stížnost u dozorového úřadu;
Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, IČO: 70837627, sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Webové stránky úřadu: www.uoou.cz.
2.e) Skutečnost, zda poskytování osobních údajů je zákonným či smluvním požadavkem, nebo požadavkem, který je nutné uvést do smlouvy, a zda má subjekt údajů povinnost osobní údaje poskytnout, a ohledně možných důsledků neposkytnutí těchto údajů;
V případě, že jsme osobní údaje získaly přímo od Vás, jsou poskytnuté osobní údaje smluvním anebo též i zákonným požadavkem, který je nutné uvést do příslušné smlouvy, jste-li jejím účastníkem. V tomto případě je poskytnutí osobních údajů též požadavkem zákonným, zejména pak z hlediska povinností vyplývajících z daňových a účetních právních předpisů. Neposkytnutí potřebných osobních údajů je neslučitelné se založením příslušného právního vztahu a plněním práv a povinností z něho vyplývajících.
2.f) Zdroj, ze kterého osobní údaje pocházejí, a případně informace o tom, zda údaje pocházejí z veřejně dostupných zdrojů;
Zdrojem osobních údajů jste Vy, pokud jsme osobní údaje získali přímo od Vás. V případě, že jsme osobní údaje nezískali přímo od Vás, pocházejí osobní údaje z těchto zdrojů: i) orgány veřejné moci a orgány státní správy, ii) banky, iii) pojišťovny, iv) veřejně dostupné zdroje včetně veřejných rejstříků upravených zákonem č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob a o evidenci svěřenských fondů, v platném znění, v) kamerové anebo jiné systémy provozované za účelem ochrany majetku, života a zdraví, vi) emailová a elektronická komunikace.
2.g) Skutečnost, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, uvedenému v čl. 22 odst. 1 a 4 Nařízení, a přinejmenším v těchto případech smysluplné informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro subjekt údajů.
Vaše osobní údaje, ani Vy osobně, nejste předmětem automatizovaného rozhodování, ani profilování uvedeném v čl. 22 odst. 1 a 4 Nařízení.
V Praze dne 25. 5. 2018
